Introduzione
DiploMAIL è un sistema, integrato con DiploERP, che permette l’invio di mail senza ricorrere ad un programma di terze parti e, in particolari casi, di monitorare la risposta del destinatario.
DiploMAIL è composto dai seguenti elementi:
- il gestore centralizzato per gestire in background tutte le attività di invio e ricezione;
- il database di DiploERP per archiviare i parametri di configurazione, le mail da inviare e quelle ricevute;
- gli applicativi per creare e accodare su database le mail da inviare, gestire le risposte di notifica e monitorare l’esecuzione dei processi.
Il gestore centralizzato
Il gestore centralizzato ha le seguenti caratteristiche:
- può essere installato su qualsiasi PC o server;
- può essere eseguito in automatico all’avvio o su richiesta dell’utente;
- lavora in background, senza che sia necessario alcun intervento dell’utente;
- all’avvio, legge da database le impostazioni di invio e ricezione;
- periodicamente, controlla se sul database sono presenti mail da inviare (attraverso il protocollo SMTP);
- periodicamente, si connette al server di posta (attraverso il protocollo POP3) per verificare se sono state ricevute mail e le elabora;
- registra il log delle operazioni effettuate;
- permette l’accesso in indagine alle tabelle del database su cui vengono salvate le mail.
Il database di DiploERP
Il database standard di DiploERP contiene alcune tabelle specifiche per DiploMAIL sulle quali vengono archiviati:
- i parametri di configurazione dei server di posta POP3 e SMTP di invio e ricezione;
- i parametri di configurazione del gestore centralizzato (ad esempio: la frequenza di esecuzione delle procedure e le funzionalità attivate);
- le mail accodate per l’invio;
- le mail ricevute.
Gli applicativi
Per creare e accodare su database le mail, monitorare lo stato del processo di invio/ricezione ed elaborare le risposte sono disponibili 3 modalità:
- Invio e-mail a destinatari in elenco Excel: programma specifico che esegue l’accodamento di massa di mail generiche
con allegati verso gruppi di destinatari, elencati in tabelle in formato Excel;
- Invio documenti DiploERP in PDF via e-mail: programma specifico che permette di:
- accodare, in formato PDF, preventivi, ordini, DDT, fatture generati precedentemente da DiploERP;
- gestire le risposte di notifica di avvenuta ricezione;
- eseguire il monitoraggio dello stato del sistema.
- Invio file generici Diplo in PDF via e-mail: modulo integrabile con qualsiasi programma anche di DiploERP che permette la creazione di report (ad esempio: estratti conto, statistiche…) e il loro accodamento in formato PDF;
Funzionalità e integrazioni
Con DiploMAIL è possibile:
- personalizzare tutti i campi normalmente utilizzati nella creazione di una mail (oggetto, testo, CC, BCC…);
- allegare qualsiasi tipo di file;
- creare firme personalizzate;
- utilizzare l’anagrafica clienti/fornitori di DiploERP (in particolare per reperire gli indirizzi e-mail);
- utilizzare la rubrica di Microsoft Outlook e Lotus Domino;
- utilizzare gli archivi di DiploERP per salvare frasi ricorrenti da inserire nel testo delle mail;
- utilizzare qualsiasi server POP3 e SMTP di posta, anche con protezione SSL;
- bypassare il gestore centralizzato e inviare file generati da DiploERP direttamente dai programmi di DiploERP o utilizzando Microsoft Outlook.