Introduzione
Il sistema permette di organizzare in strutture organiche, archiviare in modo sicuro e trovare, tramite chiavi di ricerca, qualsiasi documento elettronico generato da applicazioni funzionanti su PC (Word, Excel, Outlook, Autocad, Acrobat, PowerPoint, Scanner, ...).
Esso può essere configurato come:
- estensione di Esplora risorse;
- struttura di archiviazione basata su Microsoft Windows SharePoint;
- struttura di archiviazione documentale prevista dalla legge.
E' possibile collegare i documenti con clienti, fornitori, progetti, reparti, contatti, ecc., navigare tra questi collegamenti e i documenti, poterli modificare e tenere automaticamente traccia delle versioni.
Struttura DiploDMS
Archiviazione
L’inserimento dei dati all’interno di DiploDMS può avvenire in modi diversi:
- in automatico, prelevando i dati da fonti esterne;
- con apposito programma in cui si può scegliere il documento, la rispettiva tabella di archiviazione ed inserire i dati per gli eventuali collegamenti con altre tabelle;
- da Esplora Risorse;
- inserendo i documenti in specifiche directory monitorate.
Navigazione
Il reperimento del documento e la sua consultazione sono gli obiettivi alla base dell’applicazione.
Dopo avere scelto la tabella e gli eventuali criteri di selezione il sistema visualizza l’elenco dei documenti trovati, le eventuali versioni ed i relativi collegamenti con altre tabelle.
Si può navigare, tramite l’uso del mouse, sui documenti collegati e sulle versioni; individuato il documento, il sistema attiva l’applicazione corrispondente.
Modifica
Se il documento, sul quale ci si è posizionati, permette modifiche ed i diritti dell’utente lo consentono, il sistema attiva l’esecuzione dell’applicazione corrispondente.
Al termine, se l’archivio ammette la gestione delle versioni, viene creata una nuova versione del documento, altrimenti viene eseguito l’aggiornamento del documento stesso.